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关于会议管理的几个意见

发布时间:2018-03-27      1000次浏览
关于会议管理的几个意见

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1、确定会议的时间和参会人员

每日/每周/每月可以固定时间开的会议,尽量固定时间,形成惯例,默认开会,临时取消才发通知,告知各与会人员取消。这样他们会把会议时间牢牢刻在心里。

是公司所有人参加,还是几个部门派人参加,还是需几个部门领导参加?这些人参会有何必要?需所有人参加的会,往往是效率最低的,因为没有人觉得自己有义务解决问题,只需旁听即可。如果是临时或者专项会议,建议就是尽量精简参会人员,且尽量明确各参会主体需要担当的职责或需解决的问题。

2、制定会议机制

建立会议纪律的一个机制,迟到早退也是如此。令行禁止,以身作责。会议必须准时出席,缺席、迟到、早退都必须有相应的应对措施。规范的公司会有配套的内部奖惩制度并严格执行(领导的示范效应非常重要)。如果没有这类规定,那么如何建立这样的规定就是需要再考虑的问题。

3、精简会议内容

会议要言之有物,会议为什么有人敢早退?为什么有人敢迟到?那是因为这样的会议没啥用处。同事们不愿意参加公司的会议,是因为这个会议对他没有意义,冗长,枯燥,不如做点有用的工作。可以改进为每个部门、每个人都可以发言,吸引同事们踊跃参与,也可以设置一些分享环节,提高积极性,还可以把每个部门之间的工作在会议上明确对接起来。会议纪律一开始是依靠奖罚来维持,做好了会议以后,会议的纪律是依靠会议内容来维持的!

4、会议上报告会议结果的执行程度

会议有好的内容,但是会议决议得不到执行还是无用的。会议的目的,不外乎总结工作和布置任务、讨论问题,那么在会议之后,我们是不是应该跟进这些会议结果,看是否落实到实处,这才是会议的真正目的。所以,会议的决议需要是可执行的,某部门,某人,做某事,在某时间前完成。每一次开会的第一个内容就是检查上次会议的未完成事项。对于执行中发现的问题和执行的进展,参会的各部门都有解决的义务和知情的权利。

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